Leg het altijd schriftelijk vast
Het lijkt voor de hand liggend, maar dat maakt het juist zo belangrijk: leg alles wat je goed wilt regelen schriftelijk vast. Ook als je denkt “het komt wel goed” en juist als je met de andere contractspartij bevriend bent. Soms moet je afspraken op vertrouwensbasis maken, maar als je bepaalde scenario’s wilt voorkomen, dan is het altijd beter om ten minste de belangrijkste onderdelen schriftelijk vast te leggen. Je kunt beter van tevoren goede afspraken maken dan achteraf geschillen uit te vechten die je had kunnen voorkomen door een waterdicht contract.
Dat je alles goed vastlegt, betekent niet dat je je bij elk klein detail dat niet volgens het plan verloopt op het contract moet beroepen. Maar stel dat het nou echt een keer te ver gaat. Dan heb je extra steun doordat je je op de gemaakte afspraken kunt beroepen. Doordat je het allemaal op papier hebt gezet kun je de ander precies laten zien wat jullie hebben afgesproken en waar jij recht op hebt. Het is altijd goed om iets achter de hand te hebben voor het geval dat het wél nodig is. Zo kun je, als het misgaat, makkelijk onder het contract uitkomen, nakoming van je contractspartij vorderen en de intellectuele eigendomsrechten veiligstellen. Om maar een paar te noemen…
Wat moet je vastleggen?
Naast de namen van partijen en de vergoedings- of leveringsafspraken, is het handig om de risico's en verantwoordelijkheden vast te leggen. Met een risico-inventarisatie kun je alvast onderzoeken wat er in het ergste geval mis kan gaan. Wat als je te laat levert? Wat als de samenwerking niet goed verloopt en met jouw werk ervandoor gaat? Daarnaast kun je alvast bedenken bij wie welke verantwoordelijkheden liggen, áls het misgaat. Een risico-inventarisatie is weliswaar niet verplicht, maar kan als hulpmiddel dienen om ten minste de belangrijkste afspraken op papier te zetten. Hoe maak je zo’n risico-inventarisatie? Er is geen goed of fout, maar je kunt bijvoorbeeld de belangrijkste onderdelen opschrijven van jullie samenwerking. Ik heb hiervoor een eerste opzet bedacht, die op de meeste creatieve diensten en samenwerkingen van toepassing zijn. Aan de hand van onderstaande vragen kun je je eigen risico-inventarisatie maken. Mocht er in jouw geval een specifiek onderdeel ontbreken, dan kun je deze natuurlijk toevoegen aan je eigen risico-inventarisatie.
-
Welke kosten heb jij gemaakt om het product op de markt te brengen of om de samenwerking aan te gaan?
-
Heeft iemand anders ook kosten gemaakt? Zo ja, gaan jullie de gemaakte kosten verrekenen met de winst, zodat ieder zijn deel terugkrijgt?
-
Indien er sprake is van een auteursrechtelijk beschermd werk: wie is de maker van dit werk? Blijft dat zo of gaan jullie de auteursrechten delen?
-
Wat gebeurt er als het product of de diensten (tijdelijk) niet geleverd kunnen worden? Wie is hier verantwoordelijk voor?
-
Wat als de samenwerking niet goed loopt of de klant niet betaalt?
Heb jij bloed, zweet en tranen ingebracht om jouw werk op de markt te brengen of de samenwerking met een andere creatieve ondernemer tot stand te brengen? Dan is het alleen maar eerlijk als jij ook een groot deel van de vruchten plukt en niet als enige de verantwoordelijkheden draagt. Maak hierover goede en duidelijke afspraken, zodat je er in het ergste geval niet alleen voorstaat en de
Zorg voor een escape!
Het is altijd handig om een escape te hebben waar je op terug kunt vallen, wanneer de samenwerking niet meer zo goed loopt als verwacht of wanneer de andere partij zijn of haar verplichtingen niet nakomt. Niets is vervelender als je kosten en moeite hebt ingebracht en er niets voor terug krijgt. Wanneer een ander niet meewerkt, kun je je het contract in de meeste gevallen wel beëindigen door je op de wet beroepen. Echter kan een bepaling in het contract een extra steun in de rug bieden, wanneer je zo snel mogelijk onder het contract uit wilt komen.
Je kunt hiervoor een opzeggingstermijn stellen, zoals je die waarschijnlijk van huur- en arbeidsovereenkomsten kent, maar je kunt ook een bepaling opnemen waarin staat dat je onder bepaalde voorwaarden de samenwerking kunt beëindigen. Stel jezelf de vraag: in welk geval zou ik niet meer door willen gaan met die samenwerking? Een voorbeeld voor zo’n voorwaarde de situatie dat iemand de verplichtingen die hij of zij op grond van het contract heeft, niet nakomt. Denk hierbij aan het niet voldoen van betalingstermijnen, maar ook het schenden van de geheimhoudingsplicht of andere bepalingen van het contract.
Daarnaast kan een overmachtsbepaling handig zijn om een contract vroegtijdig te kunnen beëindigen. Denk aan alle leveringen die niet doorgingen en onaangekondigde prijsstijgingen als gevolg van de oorlog in Oekraïne. In het geval van onvoorspelbare omstandigheden die buiten jouw controle zijn, zou je een beroep kunnen doen op overmacht en van het contract af kunnen komen.
Voorwaarden van toepassing verklaren
Heb je algemene voorwaarden? Heel goed! Dan is het belangrijk dat je deze elke keer opnieuw van toepassing verklaart op de betreffende overeenkomst. Verklaar je je algemene voorwaarden niet van toepassing, dan kun je er ook geen beroep op doen, wanneer er iets misgaat Daarnaast kan het zijn dat je wederpartij achteraf beweert dat zijn of haar algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Hoe verklaar je je algemene voorwaarden van toepassing?
Je kunt je algemene voorwaarden van toepassing verklaren door in de offerte of de begeleidende mail een zin op te nemen, zoals: “Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van [jouw bedrijf] van toepassing.” Hierdoor maak je duidelijk dat in aanvulling van voor deze overeenkomst specifieke afspraken ook je standaardbepalingen uit je algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je daar een beroep op kunt doen. Het is handig om daarnaast ook de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van je wederpartij uit te sluiten door bijvoorbeeld de toevoeging “De algemene voorwaarden van [bedrijf wederpartij] worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.” Hierdoor zorg je ervoor dat je wederpartij achteraf niet kan beweren dat zijn of haar algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Daarnaast moet de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden ook door de andere partij worden aanvaard. Dit kan bijvoorbeeld door bovenstaande zin in de overeenkomst op te nemen. Zodra deze wordt getekend is de wederpartij dus ook akkoord gegaan met het feit dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Heb je een webshop? Dan kun je gebruik maken van een vakje dat klanten van je webshop kunnen aanvinken, wanneer ze iets bestellen. Gaat een klant of wederpartij niet expliciet akkoord met je algemene voorwaarden? Dan kunnen deze alsnog van toepassing zijn, wanneer jullie allebei uitvoering hebben gegeven aan de overeenkomst door bijvoorbeeld de afgesproken goederen of diensten te leveren en betalingen te voldoen. In dat geval wordt er namelijk van uitgegaan dat de wederpartij jouw algemene voorwaarden stilzwijgend heeft aanvaard.
Wanneer je je algemene voorwaarden van toepassing verklaart, moet je je wederpartij ook de mogelijkheid bieden om van de inhoud van je voorwaarden kennis te nemen. Dit moet voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst gebeuren. Je kunt je algemene voorwaarden bijvoorbeeld per e-mail aan je wederpartij sturen, een hyperlink opnemen in je offerte of webshop of verwijzen naar je website. In het geval dat je klant een consument is, ben je verplicht om de algemene voorwaarden ter hand te stellen. Dat betekent dat je deze aan je klant moet sturen of dat de klant je voorwaarden in ieder geval moet kunnen downloaden van de website.
Jouw afspraken goed vastleggen?
Rechtsgebieden
